Бесплатная юридическая консультация
Попали в сложную ситуацию, где требуется квалифицированная помощь юриста? Обратитесь к нашим экспертам, это абсолютно бесплатно и конфиденциально
Москва и область
Санкт-Петербург
Главная - Финансовое право - Канцелярия опись исходящих писем

Канцелярия опись исходящих писем


Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года. Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Как правильно архивировать входящие исходящие письма

— Персональный компьютер или ноутбук; — Приложение Microsoft Outlook( Данная программа входит в пакет офисных программ Microsoft Office 2019, лицензионную версию которой вы можете заказать у нас со скидкой). Люди, которые используют почтовую программу Microsoft Outlook, имеют возможность сохранить все входящие и исходящие письма в отдельный файл на своем компьютере или на съемном носителе.

Это очень важно для тех пользователей, которые не сохраняют отдельно информацию из полученных сообщений и для тех, кому важна история переписки.

Для сохранения сообщений откройте рабочее окно программы Microsoft Outlook, нажмите на меню «Файл», в раскрывшемся списке укажите команду «Открыть». Будет загружено дополнительное окно, в нем выберите опцию «Экспорт в файл» и кликните команду «Файл данных Outlook».

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Это быстро и бесплатно !

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  1. Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.
  2. Различные рекламные листовки;
  3. Ознакомительные материалы;

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность

  1. Упростить работу по обработке и учету корреспонденции;
  2. Повысить дисциплину и производительность труда в организации.
  3. Ускорить срок выполнения указаний руководителя;

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.

Формируем и храним дела с перепиской организации

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату: • при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело; Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию.

Документы, которые нельзя регистрировать

Начнем с самого главного: для того, чтобы входящий или исходящий документ был зарегистрирован и внесен в журнал учета, с ним должно идти сопроводительное письмо. Входящие и исходящие – это письма и только письма! А все те пакеты документов, которые пришли вместе с ними, – это приложения к письмам.

Попробую очень поверхностно перечислить документы, которые нельзя регистрировать как входящие/исходящие.

Это: договоры поставки, договоры подрядных организаций, оферты договоров, первичные бухгалтерские документы (накладная, счет-фактура), коммерческие предложения, а также все-все-все, что не является деловым письмом.

Регистрация документов

.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.

Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Архивирование

Входящие сообщения хранятся в архиве в том состоянии, в каком они оказались в почтовой папке локального пользователя, а исходящие сообщения передаются в архив в состоянии «Готово к отправке». Это означает, что при внесении изменений в исходное сообщение (например, в случае если фильтр содержания добавил новый текст в заголовок письма), архивное сообщение будет содержать все эти изменения .

Архивировать в папку Укажите в этом поле путь к архивной почтовой папке. .

Очень надеюсь что попал именно в нужный ресурс и так же что вы мне поможете.

Для чего необходимо, чтобы работал и хостинговый ящик, и сервер на локальной машине?

Если есть нормальный сервер, легче настроить на него, как уже сказали, MX и PTR записи и напрямую работать через него.

Тогда все хранилище и архивы сообщений будут храниться там.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

https://www.youtube.com/watch?v=fX7LzwXL8UQ

Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Источник: http://pravo-38.ru/kak-pravilno-arhivirovat-vhodjaschie-ishodjaschie-pisma-76633/

Архивирование

Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

Как вы архивируете входящую корреспенденцию ??

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

Важно А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ■ При регистрации документов в СЭД. Внимание С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД.

На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Регистрационный (входящий) номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). 7. Заголовок (краткое содержание) документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ.

Краткое содержание может записываться ключевыми словами. 8. Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем.

Указывается фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, автор и дата резолюции. 9. Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции. 10.



Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *